Con stigmergia si intende una forma di comunicazione indiretta, che viene agita attraverso una modifica dell’ambiente circostante, e tale modifica ambientale rappresenta un’informazione che guida il comportamento successivo. Cosa c’entra tutto questo con gli ecosistemi complessi come quelli aziendali? Ne parliamo in questo articolo
Spesso la complessità viene vissuta nelle aziende come un qualcosa da combattere quando, in realtà, fatti i dovuti passi per cercare di ridurla, si arriva a un punto nel quale il livello di entropia presente non è eliminabile o ulteriormente riducibile.
E qui entra in gioco l’argomento di questo articolo: come imparare a governare la complessità sapendo che questa non è eliminabile?
Per trovare ispirazione possiamo rivolgerci alla natura, che ci viene in aiuto con il fenomeno della stigmergia.
Si tratta di un meccanismo di coordinamento indiretto nel quale un individuo modifica l’ambiente e quella modifica influenza il comportamento degli altri.
Le formiche, per esempio, non hanno bisogno di pianificare centralmente ogni percorso: lasciano tracce nell’ambiente che aiutano le altre formiche a scegliere dove andare. Il pesce palla crea forme concentriche sul fondale marino per creare l’ambiente migliore per le uova.
È un principio sorprendentemente utile anche nelle organizzazioni. Molto spesso, cerchiamo di governare la complesstà dicendo alle persone cosa devono fare, ad esempio mettendo in atto procedure, organizzando riunioni e formazione, creando sistemi di controllo e promemoria. Tutti strumenti funzionali, ma che hanno un costo e dipendono continuamente dall’uso che le persone ne fanno e dall’attenzione che ci mettono.
La stigmergia suggerisce, invece, un approccio complementare: progettare l’ambiente in modo che il comportamento desiderato diventi quello più naturale.
Ad esempio, se un processo prevede la creazione di un documento che deve trovarsi in un posto specifico, potremmo progettare uno strumento che lo crei nel posto corretto automaticamente; in questo modo non dobbiamo fare affidamento sul ricordo della persona della regola (“dove metterlo”) ma quest’ultima verrà naturalmente rispettata data la posizione iniziale del file.
Se a un certo punto di un processo c’è bisogno di definire un codice (lo SKU di un prodotto, il codice progetto, ecc), un sistema potrebbe generarlo automaticamente preoccupandosi della sua univocità invece di delegare l’operazione e la verifica a un essere umano.
Una dashboard, se progettata adeguatamente, può segnalare automaticamente anomalie nei dati senza richiedere che una persona noti il picco in un grafico.
Un sistema automatico può tenere traccia degli eventi accaduti su un oggetto, senza richiedere a un essere umano di ricostruire ex-post cosa sia avvenuto.
Se sappiamo che l’utente visita una certa pagina, quello potrebbe essere il posto migliore per notificargli qualcosa. Spesso questo approccio lo utilizziamo inconsciamente: pensate all’invio di notifiche via email. Le email sono uno dei principali canali di comunicazione e spesso vengono scelte per questo motivo, ma in realtà l’inbox della casella email è un “luogo” nel quale le persone si trovano più volte durante l’arco di una giornata e quindi, ragionando sulla stigmergia, di fatto è il luogo migliore e più naturale dove fargli vedere qualcosa (senza esagerare, ovviamente).
In questo senso, governare l’entropia non significa aggiungere continuamente nuove regole. A volte significa esattamente il contrario: ridurre la quantità di decisioni che chiediamo alle persone di prendere.
Le organizzazioni sono sistemi complessi e una certa dose di disordine è inevitabile. Ma possiamo progettare ambienti, strumenti e processi che assorbano parte di quella complessità.
Forse una buona organizzazione non è quella in cui tutti ricordano sempre cosa fare, ma è quella dove si crea l’ambiente che li aiuta a farlo.