Time to (design) think!

Perché l’ottimizzazione dei processi organizzativi è una necessità cruciale in un contesto socio-economico mutevole? Ne parliamo in questo articolo, in cui approfondiamo la pratica della mappatura e rappresentazione visiva dei processi aziendali, per mettere in luce il potere trasformativo della visualizzazione tangibile su carta, come chiave per individuare inefficienze, coinvolgere i team e avviare il cambiamento nella propria organizzazione.

In un momento storico caratterizzato da una spinta fortissima al cambiamento è fondamentale che tutti i processi aziendali siano in grado di adattarsi ai cambiamenti mantenendo, però, la loro funzione di indirizzo e guida di tutti gli stakeholder coinvolti. 

Come rendere, dunque, i propri processi fluidi, garantendone sempre l’efficienza o, se necessario, aumentandola?

La mappatura dei processi aziendali è la prima risposta a questa domanda. Si tratta di una pratica che va oltre la semplice identificazione delle attività: mappare i processi, infatti, non è solo un esercizio accademico, ma una pratica strategica che consente di esplorare dettagliatamente l’intero ciclo di vita delle operazioni aziendali. Questo significa analizzare gli ingressi e le uscite di ogni passaggio che trasforma i fattori produttivi in prodotti e servizi di valore. 

Il vantaggio di ripercorrere i processi passo dopo passo sta nella capacità di astrarre ed elevarsi per “guardare da fuori” il proprio contesto organizzativo: in altre parole, separare ogni step dal panorama più ampio in cui è inserito consente di valutare obiettivamente l’efficacia delle operazioni. Questo approccio elimina le distorsioni causate dalle variabili esterne, fornendo una visione chiara e oggettiva dell’organizzazione.

Il passaggio successivo è la trasformazione dell’analisi dei processi in una rappresentazione tangibile. Questo spesso si traduce in un grafico di flusso stampato su carta, preferibilmente in un formato ampio perché la visualizzazione cartacea (quindi anche “toccabile con mano”) consente di valutare efficacemente l’intero processo, individuando passaggi a vuoto, inefficienze e colli di bottiglia. Usare un supporto fisico, infatti, permette di superare alcune barriere logiche come la comprensione della complessità, la difficoltà di seguire un filo logico oltre a obbligare le persone a interagire fisicamente con esso.

Un esempio dalla nostra esperienza

Un progetto di consulenza che abbiamo affrontanto di recente fa al caso nostro per tradurre ciò che abbiamo raccontato fino ad ora. Un’azienda consapevole delle potenzialità di miglioramento nei processi di gestione dei clienti e nell’assemblaggio dei prodotti (nello specifico, frigoriferi industriali) si è trovata di fronte a una sfida: individuare le aree di intervento nel modo più efficace possibile.

Attraverso la mappatura dettagliata dei processi, è stata creata una rappresentazione su un grande formato, oltre i 3 metri di lunghezza. Questa visualizzazione ha permesso di coinvolgere l’intera squadra nella revisione dei processi, identificando chiaramente gli spazi di miglioramento. La rappresentazione fisica ha funzionato da catalizzatore per coinvolgere anche i più restii al cambiamento, facilitando così l’attività di redesign dei processi.


“Disegnare un processo dall’acquisizione di un contatto fino alla gestione del cliente post-vendita non è stato semplice e lineare. Dalla fase di intervista sono emerse moltissime informazioni da ruoli diversi, che abbiamo dovuto rielaborare e ordinare step by step e in questo la fisicità ci ha aiutato. Forse anche per propensione personale, avere un muro (o foglio) bianco dove attaccare post-it con le azioni di ogni interlocutore è stato fondamentale per diversi motivi. In questo modo è stato più semplice organizzare le informazioni, perché avevamo tutto a portata di mano e suddivisibile per macro-aree, ma anche ripercorrere i vari passaggi del processo e ri-ordinarli agilmente per essere coerenti e fedeli con ciò che accadeva in azienda.
Anche in fase di condivisione con il cliente avere il processo in formato cartaceo (un foglio alto 1m e lungo 3m) è stato utile e funzionale, non solo per comprenderlo, ma anche per far capire la complessità e in alcuni casi la ridondanza delle loro azioni quotidiane e far emergere l’effort che ogni risorsa impiega in ciascuna azione.”

Lisa Beretta, Content Designer di Twig che ha lavorato al progetto.

In conclusione, la mappatura e la successiva rappresentazione fisica dei processi aziendali emergono come uno strumento chiave per l’ottimizzazione. Questa pratica non solo consente di identificare e risolvere inefficienze, ma agisce anche come acceleratore per il cambiamento organizzativo. Il potere di vedere e comprendere visivamente il flusso delle operazioni è un passo fondamentale verso un’azienda più efficiente, reattiva e competitiva nel mercato globale.

Questo articolo è stato scritto con il supporto di Chat GPT.

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