In un periodo caratterizzato da crescente incertezza e complessità, le organizzazioni e le persone possono adottare diversi approcci: bloccarsi e non fare nulla, limitarsi a svolgere compiti operativi quotidiani o assumersi responsabilità pur sapendo che ciò comporta rischi e incertezza. Per continuare ad avere una governance attiva e non essere trascinati dal contesto, le organizzazioni devono rivedere i propri modelli culturali alla luce del fatto che gli errori sono inevitabili, aumentano in periodi di incertezza e devono essere gestiti attraverso l’anticipazione, l’individuazione, la comunicazione e l’accettazione dell’errore, trasformandoli in opportunità di crescita e miglioramento. Gli esperti di organizzazione e gestione dei processi devono ripensare il modo in cui progettano le organizzazioni e i loro strumenti organizzativi includendo anche la possibilità che siano commessi errori.
Viviamo in un periodo in cui è difficile prevedere il futuro, sia dal punto di vista lavorativo che personale. L’instabilità economica, politica e sociale si riflette su tutti i mercati, rendendo la pianificazione a lungo termine impossibile e la pianificazione a medio e breve termine complessa e costosa. In più, l’uso pervasivo della tecnologia e la necessità di essere sempre connessi amplificano lo stress lavorativo generato da questa incertezza: la pressione di rispondere immediatamente a email e messaggi, la necessità di aggiornarsi costantemente sulle ultime notizie e tendenze e la sfida di destreggiarsi tra il lavoro e la vita privata possono causare burnout e ansia. Per finire, lo scenario in cui si trovano le aziende e i lavoratori è caratterizzato da una crescente competitività del mercato del lavoro che ha portato a un aumento delle aspettative di performance e produttività in cui le aziende e i lavoratori spesso si sforzano di raggiungere l’eccellenza a tutti i costi, mettendo in discussione il benessere proprio o dei propri dipendenti.
Di fronte alla complessità e all’incertezza del contesto attuale, le persone possono adottare diversi approcci per affrontare lo stress e le sfide lavorative.
A. Bloccarsi e non fare nulla: questa opzione rappresenta la paralisi più totale causata dalla paura e dall’ansia dell’incertezza. In questo caso, l’individuo si sente sopraffatto dalla situazione e non è in grado di agire.
B. Limitarsi a svolgere compiti operativi quotidiani: questo approccio può ridurre lo stress generato dalla necessità di assumersi responsabilità in uno scenario di incertezza ma non permette di avere una governance.
C. Assumersi responsabilità: in questo caso l’individuo che sceglie questo approccio è disposto ad adattarsi, apprendere e crescere, pur sapendo che questo comporta un alto grado di rischio e incertezza e garantisce, seppur nei limiti del caso, un governo all’organizzazione.
Tra le nuove responsabilità da assumersi ve ne sono due inedite, che rappresentano un nuovo livello di importanza.
La prima è “scegliere cosa lasciare indietro” (1) e (2). In un contesto lavorativo sempre più esigente, è importante imparare a stabilire priorità e decidere quali compiti o progetti possono essere lasciati indietro o posticipati. Rinunciare a determinate attività può essere difficile, ma è essenziale per evitare il sovraccarico di lavoro e concentrarsi su ciò che è veramente importante e strategico.
La seconda è il saper accettare un livello di sufficienza. In alcune situazioni, infatti, potrebbe essere necessario accettare di svolgere un compito o un progetto a un livello di qualità sufficiente, ma non perfetto. Questo approccio, noto anche come “satisficing” (3) o “ottimizzazione soddisfacente”, implica trovare un equilibrio tra il desiderio di eccellenza e le limitazioni imposte dal tempo, dalle risorse e dalle circostanze.
Sia quando si sceglie di lasciare indietro determinate attività, sia quando si decide di abbassare il livello di qualità attesa, gli errori possono essere il risultato di decisioni prese per far fronte alle sfide e alle restrizioni di tempo e risorse. Riconoscere che gli errori sono quindi una parte naturale del processo lavorativo è il primo passo per affrontarli in modo costruttivo. In questo contesto è fondamentale che sia gli individui che le organizzazioni sviluppino meccanismi efficaci per gestire gli errori. Ciò implica imparare a identificare gli errori, comunicarli in modo chiaro e trasparente, e analizzarli per trarne insegnamenti utili. La gestione dell’errore dovrebbe includere strategie sia individuali che collettive, che permettano alle persone di adattarsi, migliorare le proprie capacità di previsione e gestione degli errori al fine di provare a contenerli. Un’organizzazione che riconosce e accetta gli errori come parte integrante del processo lavorativo ha maggiori probabilità di sviluppare una cultura dell’apprendimento e dell’adattamento. In questa cultura, gli errori non sono visti come fallimenti, ma piuttosto come opportunità di crescita e miglioramento.
Chi si occupa di disegnare organizzazioni deve quindi iniziare a progettare processi in grado di raggiungere quattro obiettivi rispetto agli errori:
1. Anticipare l’errore. Per gestire gli errori in modo efficace, è importante sviluppare strumenti che consentano di prevederli, calcolarli ed accettarli. Questo può includere l’analisi dei rischi, la valutazione delle probabilità di errori e la pianificazione delle risorse per farvi fronte. L’obiettivo è identificare le aree di potenziale insuccesso e mettere in atto misure preventive per ridurre l’incidenza degli errori.
2. Individuare l’errore. Un altro aspetto cruciale della gestione dell’errore è la capacità di riconoscere rapidamente gli errori quando si verificano. Ciò richiede un monitoraggio costante delle attività e dei risultati, nonché la promozione di una cultura di responsabilità e trasparenza in cui le persone si sentano libere di segnalare gli errori senza paura di ripercussioni negative.
3. Comunicare l’errore: Una comunicazione chiara e aperta è fondamentale per affrontare gli errori in modo costruttivo. Gli individui e le squadre devono essere incoraggiati a condividere informazioni sugli errori e le loro cause, favorendo un dialogo che permetta di apprendere dagli errori e di individuare soluzioni per prevenirli in futuro.
4. Accettare l’errore. L’accettazione dell’errore implica anche creare spazi e momenti per discutere e riflettere sugli errori in un contesto di supporto e apprendimento. L’obiettivo è favorire un ambiente in cui gli errori siano accettati come opportunità di crescita e miglioramento, piuttosto che come segni di fallimento.
Le organizzazioni, quindi, dovrebbero passare da un modello di eccellenza a tutti i costi a una cultura dell’apprendimento e dell’adattamento, sviluppando processi e strumenti che facilitino la gestione dell’errore. Investire nella formazione e nello sviluppo delle competenze, promuovere il benessere e la salute mentale dei dipendenti, cambiare la cultura organizzativa e, soprattutto, dotarsi di tecnologie e pratiche digitali adeguate per avviare e sorreggere questo cambiamento sono elementi essenziali per garantire il successo a lungo termine delle aziende. Allo stesso tempo gli esperti di organizzazione e gestione dei processi devono ripensare il modo in cui progettano le organizzazioni e i loro strumenti organizzativi, creando processi e strutture che facilitino l’apprendimento, l’adattamento e la gestione dell’errore. La gestione dell’errore dovrebbe includere strumenti per anticipare, individuare, comunicare e discutere gli errori, trasformandoli in opportunità di crescita e miglioramento.
Conclusione: In un mondo sempre più complesso e incerto, è fondamentale accettare che l’errore sia parte integrante del processo lavorativo. Le organizzazioni devono adattarsi a questa realtà, sviluppando strumenti e culture che permettano di gestire l’errore in modo efficace e sostenibile così da passare senza “strappi” da un modello di eccellenza a tutti i costi a un approccio che valorizza la flessibilità e la capacità di adattarsi alle sfide e ai cambiamenti includendo, quindi, anche la possibilità di commettere errori.
Ringrazio Chat GPT per il supporto nella scrittura di questo articolo. 🙂
Note bibliografiche:
• Covey, S. R. (1989). The 7 Habits of Highly Effective People. New York: Simon & Schuster.
• Koch, R. (1997). The 80/20 Principle: The Secret to Achieving More with Less. New York: Doubleday.
• Simon, H. A. (1956). Rational choice and the structure of the environment. Psychological Review, 63(2), 129–138. https://doi.org/10.1037/h0042769